EBYS Kurallar

Elektronik Belge Yönetim Sistemine uyarlanacak resmi yazışmalara ilişkin kurallar aşağıda belirtilmiş olup burada yer almayan hususlarda, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, Yönergeler hükümleri esas alınacaktır.

1)   Kurum içi yazışmalar:

a.    Fiziksel ortamda gönderilme zorunluluğu olan gizlilik dereceli yazılar/belgeler hariç, üniversitemizdeki kurum içi tüm yazışmalar EBYS üzerinden yapılacaktır.

b.    Üniversitemiz personeli görev, yetki ve yasal sorumlulukları çerçevesinde kurum içi yazı/belge hazırlayabilecek, hiyerarşik sıraya göre onay ve imzaya sunabilecek, ancak Rektör, Rektör Yardımcısı, Genel Sekreter, Dekan, Enstitü, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu Müdürleri, Araştırma Merkezi MüdürIeri, Genel Sekreter Yardımcısı, Daire Başkanı gibi birim amirlerinin imzası olmadan hazırladıkları yazı/belgeyi, diğer birimlere gönderemeyeceklerdir.

c.     Hazırlanan yazı/belgeyi onaylaması gereken amirin kim olacağı (parafçı, imzacı vb.) hazırlayan personel tarafından seçilecektir. Yazıyı hazırlayan personel, yazının doğal parafçısı konumundadır.

d.    Üniversitemiz personeli olmayıp, imzası olması gereken yazı ve belgelerde; kurum personeli olmayan bu kişilerin EBYS'ye giriş yetkisi bulunmadığından, bu tür yazı/belgeler ıslak imza sürecine tabi olacaktır.

e.    Kurum içi yazışmalarda hazırlanan gizlilik dereceli yazılar ve fiziksel ekli evraklar doğrudan muhatap birime/makama gönderilecektir.

2)                  Kurum dışı yazışmalar:

a.    Üniversitemiz personeli görev, yetki ve yasal sorumlulukları çerçevesinde kurum dışı yazı/belge hazırlayabilecek, hiyerarşik sıraya uygun olarak onay ve imzaya sunabilecek ancak Rektör, Rektör Yardımcısı, Genel Sekreter, Dekan, Enstitü, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu Müdürü veya yetki verilen Yardımcıları, Genel Sekreter Yardımcıları, Daire Başkanı gibi birim amirlerinin imzası olmadan kurum dışına gönderemeyecektir.

b.    Hazırlanan yazı/belgeyi onaylaması gereken amirin kim olacağı (parafçı, imzacı vb.) yazıyı hazırlayan personel tarafından seçilecektir. Yazıyı hazırlayan personel, yazının doğal parafçısı konumundadır.

c.     Kurum dışı yazı/belgeyi hazırlayan personel, yazının "Gönderim” yöntemini (KEP, Posta, vb.) sistemden belirleyecektir. Gizlilik dereceli ve ıslak imzalanması zorunlu bulunan evraklar dışındaki kurum dışı yazışmalar, üniversitemiz KEP (Kayıtlı elektronik Posta) adresi üzerinden elektronik olarak gönderileceğinden, "Gönderim” yöntemi olarak öncelikle bu seçenek seçilmelidir. KEP adresi üzerinden gönderilecek kurum dışı yazışmalar,. Genel Evrak Birimi  KEP yetkilileri tarafından kontrol edilerek muhatap kuruma iletilecektir. İletilen evrağa ilişkin  KEP delilleri, KEP sorumlusunun KEP servislerini yenilemesinden sonra oluşacaktır ve evrakı hazırlayan kişiye bilgi olarak düşecektir. Ayrıca KEP ile gönderilen evrak üzerine de yansıyacaktır. Evrakı üreten personelin KEP delillerini takip etmesi gerekmektedir.

d.    Kurum dışı yazı oluşturma sayfası dağıtım birimi seçimi aşamasında, Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS) ile sağlanmış olan entegrasyon kullanılmaktadır. Gönderilecek kurum seçimi sonrası, muhatap kurumun iletişim bilgileri DETSİS sisteminden çekilerek görüntülenmektedir. Zaman zaman  DETSİS kaynaklı kurum iletişim bilgilerinde eksiklikler yaşanabilecektir.

3)                  Elektronik imza ve ıslak imza kullanımı:

a.    EBYS'de düzenlenecek yazı elektronik imza (e-imza) ya da ıslak imza yöntemi ile imzalanabilmektedir. Ancak, ıslak imza gerektiren bir durum olmadıkça, kurum içi ve kurum dışı tüm yazışmalarda, elektronik imza (e-imza) kullanılacaktır.

b.    Özellikle kurum dışına KEP adresi ile gönderilecek yazıların e-imza ile imzalanması zorunludur.

c.     E-imza ile ıslak imza hukuken eşdeğer durumdadır. Ancak birden fazla yetkilinin imzalaması gereken yazılarda; imzaların tümünün E-imza ile ya da ıslak imza ile imzalanması zorunludur.

d.    Islak imza gerektiren yazılarda, yazıyı hazırlayan personel yazının çıktısını alıp ıslak imzaya sunacak, EBYS üzerindeki süreç, yazıyı imzalayacak personelin onayıyla sonlanacaktır. Islak imzalı evrak istenirse taranıp evrağın notlar bölümünde saklanabilecektir.

5) Gizlilik Dereceli (Çok Gizli,Gizli,Özel,Hizmete Özel) yazılara verilecek numaralar:

Gizlilik Dereceli yazılar kesinlikle EBYS l de hazırlanmayacak, KEP ile gönderilmeyecektir. Bu tür yazı/belgelerde, EBYS'de Kurum İçi / Kurum Dışı Gizli Evrak şeklinde evrağın zarfı yada boş bir kağıt taranarak numara alınması sağlanacak ve evrak üzerine yazılacaktır

 

6)                 EBYS ile PEOS entegrasyonu:

a.    Kurum içi ve kurum dışı yazışma süreçlerinin doğru işleyebilmesi için Üniversitemizdeki birim hiyerarşisi ve Akademik/idari personele ait ad soyad, unvan, görev, birim vb. bilgilerin en doğru ve güncel kaynaktan sağlanması amacıyla EBYS'nin PEOS ile entegrasyonu sağlanmıştır.

b.    Üniversitemizdeki tüm birimlerin hiyerarşik tanımlarının, yöneticilerinin ve birimlerde bulunan personellerin; PEOS üzerindeki tanımlarında düzenleme ve güncellemeler Personel Daire Başkanlığı tarafından yürütülmektedir

7. EBYS sisteminde Birim açılması

a. EBYS Birim Ağacında tanımlaması yapılabilmesi için Birimin mutlaka DETSİS kodunun tanımlı olması gerekmektedir

b.  Üniversitemizde Fakülte, Enstitü, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu, Konservatuvar, Bölüm, Anabilim Dalı vb. birimlerin açılması, isim değişikliği, kapatılması durumunda KAYSIS’te gerekli tanımların yapılabilmesi için ilgili birim tarafından Rektörlük Makamına (İdari Mali İşler Daire Başkanlığı) birim kimlik kodu alınması talep yazısı yazılır. Yazı ekinde  Yükseköğretim Kurulu (YÖK)  Başkanlığı Yürütme Kurulu tarafından  alınan kararında gönderilmesi gerekmektedir.

c. Yükseköğretim Kurulu Kararı gerektirmeyen ve Üniversite Senato veya Yönetim Kurulu Kararı açılan alt birimlerin Rektörlük Makamına arz edilmesi ve onaylanması sonucunda İlgili birim tarafından Rektörlük Makamı (İdari Mali İşler Daire Başkanlığı) birim kimlik kodu alınması talep yazısı yazılır.

d. İdari Mali İşler Daire Başkanlığı KAYSİS sorumluları tarafından gerekli başvurular yapıldıktan sonra alınan Birim Kimlik  kodu talep eden birime ve  EBYS Birim Ağacında tanımlamak üzere EBYS Destek birimine bildirilir.

8. Vekalet işlemleri

a.   EBYS üzerinden Vekalet Verme işlemi, vekalet veren kişi tarafından yapılacaktır.

b.   Vekalet vermesi gereken kişiye ulaşılamıyorsa EBYS üzerinden vekalet verme işlemi ilgili EBYS yöneticisi tarafından yapılacaktır.

c.    Vekalet veren kişinin önceden göreve başlaması, ya da vekalet süresinin uzaması gibi durumlarda Birim EBYS Yöneticileri tarafından gerekli değişiklikler yapılacaktır

9. EBYS Erişim

a. EBYS ‘ye tüm kampüslerden erişim sağlanabilecektir.

b.EBYS uygulamasına kampüs dışından erişim, Üniversite yönetimince uygun görülen  görevlerdeki personel için sağlanacaktır.

c. EBYS Mobil uygulama, Kampüs dışından erişim yetkisi olan kişiler tarafından kullanılabilecektir.

10.  Evrak Numarası oluşturulması

Evrak Numarası, birimlere ait evrak numarası üretilmeyip,    tüm üniversite evrakları   için  ortak bir havuzdan alınacak ve aşağıdaki  şekilde   olacaktır.


Kurum içi yazışmalar için “İç Yazı No”

Kurum dışı giden yazışmalar için “Giden Evrak No

Kurum dışı gelen yazışmalar için “Gelen Evrak No

Dilekçeler için “ Dilekçe No”.

Elektronik formlar ile üretilen (izin, araç talep, vs ) belgeler için belgenin üretilme

amacına göre idarenin vereceği kararla sistem üzerinde yeni sayı grubu oluşturulacak yada varolan bir sayı grubuna dahil edilecektir.

Kurul kararlarının karar defteri ile paralel gitmesi gerektiğinden bu numara değeri manuel takip edilecektir.

 Yeni EBYS sisteminde 2019 yılında evrak kayıt numaraları, önceki numaralarla çakışmaması için  birimler arasında  en yüksek sayı göz önüne alınarak başlatılacaktır.

 

 

 

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Son Güncelleme Tarihi:08.05.2019