Toplumsal Katkı Koordinatörlüğü İş Akış Süreçleri

Üniversitemizdeki toplumsal katkı faaliyetlerinin planlanması, icrası ve takibi belirli bir sistematik çerçevesinde yürütülmektedir. Temel iş akışlarımız, standardizasyonu sağlamak ve verimliliği artırmak amacıyla aşağıdaki aşamalardan oluşmaktadır.

1. Faaliyet Planlama ve Başvuru Süreci

Yeni bir toplumsal katkı faaliyeti (seminer, sosyal sorumluluk projesi, kurs, saha çalışması vb.) planlandığında izlenen süreçtir:

• Teklifin Oluşturulması: Akademik veya idari birimler/kişiler tarafından faaliyet önerisinin hazırlanması.
• Ön Değerlendirme: Faaliyetin, Üniversitemiz "Toplumsal Katkı Politikası" ve stratejik hedefleri ile uyumunun Birim Toplumsal Katkı Temsilcisi tarafından incelenmesi.
• Onay Mekanizması: İlgili dekanlık/müdürlük onayı sonrası Koordinatörlüğe bildirilmesi ve (gerekli durumlarda) Rektörlük makamı onayı.

2. Faaliyetin Uygulanması ve İzlenmesi

Onaylanan faaliyetlerin gerçekleştirilme aşamasındaki iş akışıdır:

• Lojistik ve Duyuru: Etkinlik yerinin belirlenmesi, afiş/duyuru çalışmalarının kurumsal iletişim kanalları üzerinden yapılması.
• Uygulama: Faaliyetin hedeflenen kitleye (yerel halk, sanayi, çiftçiler, dezavantajlı gruplar vb.) yönelik icra edilmesi.
• Veri Toplama: Katılımcı sayısı, geri bildirimler ve faaliyet görsellerinin kayıt altına alınması.

3. Veri Girişi ve Raporlama Süreci

Gerçekleşen faaliyetlerin kurumsal hafızaya işlenmesi sürecidir:

• Kanıt Paylaşımı: Faaliyet yürütücüsü tarafından hazırlanan sonuç raporu ve kanıtların (fotoğraf, katılım listesi, haber linki) Birim Temsilcisine iletilmesi.
• Sisteme Giriş: Verilerin Koordinatörlük takip sistemine veya YÖK/Kalite platformlarına işlenmesi.
• Analiz: Dönemsel olarak verilerin konsolide edilerek "Toplumsal Katkı Performans Raporu"na dönüştürülmesi.

İş Akış Şeması (Özet)

Aşağıdaki adımlar, genel bir toplumsal katkı faaliyetinin yaşam döngüsünü özetlemektedir:

1. İhtiyaç Analizi: Toplumdan gelen taleplerin veya bölgesel ihtiyaçların tespiti.
2. Projelendirme: Faaliyet içeriğinin ve çıktıların tasarlanması.
3. Resmi Onay: İlgili birim ve Koordinatörlük onayı.
4. İcra: Faaliyetin toplumla buluşturulması.
5. Ölçme ve Değerlendirme: Paydaş memnuniyet anketlerinin uygulanması.
6. Raporlama ve Arşiv: Faaliyetin sonuçlandırılması ve iyileştirme için veri setine eklenmesi.

Dış Paydaş İş Birliği Süreci

Kurum dışı paydaşlardan (Belediye, Valilik, STK vb.) gelen iş birliği taleplerinde izlenen akış:

• Talep Kabulü: Dış paydaşın resmi yazı veya başvuru ile iş birliği isteğini iletmesi.
• Birim Eşleştirmesi: Talebin, üniversite bünyesindeki ilgili uzmanlık alanına (Fakülte/MYO) yönlendirilmesi.
• Protokol Süreci: Gerekiyorsa hukuki ve mali çerçevenin belirlenerek iş birliği protokolünün imzalanması.
• Sonuçlandırma: Ortak faaliyetin gerçekleştirilmesi ve toplumsal fayda raporunun düzenlenmesi.