Salgın nedeniyle uzaktan eğitim sürecinde öğrencilere daha iyi hizmet sunmak için geliştirilen ve öğrencilerin her türlü soru, öneri ve şikayetlerini iletebildikleri İstek Yönetim Sistemi (İYS) bir yılda 32 bin defa kullanıldı.

Yürütülen tüm süreçlerin izlenmesinde ve iyileştirilmesinde paydaş geribildirimleri değerli bulan Üniversitemizde öğrenci odaklı çalışmalar aralıksız devam ediyor. Bu kapsamda Üniversitemiz OGRİS otomasyonuna entegre biçimde geliştirilen ve 16 Aralık 2019 tarihinde devreye alınan İYS ile iç paydaşlarımızın istek, öneri, şikayet ve soruları en hızlı bir şekilde ilgili birimlere ulaştırması ve sonuçlandırılması da mümkün hale getirildi.

İç paydaşlarımızın İYS’den memnuniyet düzeyini belirlemek üzere bu bağlamda yayınlanan “İstek Yönetim Sistemi Memnuniyet Anketi Değerlendirme Raporu”nda öğrencilerimizin bu sisteme büyük bir ilgi gösterdiği ortaya konuldu.

Yurttaşların talep, ihbar ve şikayetlerini doğrudan Cumhurbaşkanlığına iletebilmesi amacıyla 2015 yılında kurulan bir web servisi olan CİMER gibi her talebe, soruya veya isteğe mutlaka dönülmek zorunda olunan İYS’de birim amirleri de gelen talepleri ve verilen cevapları düzenli olarak görebiliyor.

İstek Yönetim Sistemi Memnuniyet Anketi’ne ön lisans, lisans ve lisansüstü düzeyinde öğrenim gören 592 öğrenci ile birlikte 6 akademik ve 2 idari personel katılırken, İYS başvurusuna cevap verilme süresinden memnuniyet durumu (süre memnuniyeti), İYS başvurusuna yapılan dönüş içeriğinden memnuniyet durumu (içerik memnuniyeti) ve genel olarak İYS’den memnuniyet durumu (genel memnuniyet) olmak üzere üç boyut ele alındı.

Doğrudan birimlere yöneltilen talep sayısının 32.216, “Rektöre Yazın” aracılığıyla da yöneltilen talep sayısının 418 olduğu ve toplamda 32.634 talebin olduğu İYS’de, ankete katılan öğrencilerin program türleri incelendiğinde 206’sının ön lisans, 377’sinin lisans, 9’unun ise lisansüstü programlarda öğrenim gördükleri belirlenmiştir.

İYS’yi kullanma durumları incelendiğinde, öğrencilerden 471’i en az bir kez İYS başvurusunda bulunduğunu belirtirken, 121’i ise İYS sistemini henüz kullanmadığını belirtmiştir. İYS’yi kullandığını ifade eden 471 öğrenciye İYS üzerinden yaptıkları başvurunun yanıtlanma durumu da sorulurken, 443 öğrenci geri dönüş aldığını belirtirken, 28 öğrenci başvurusuna yanıt alamadığını ifade etmiştir.

Lisansüstü öğrenciler süre ve içerik memnuniyeti bakımında diğer iki grupla karşılaştırıldığında daha memnun oldukları, genel memnuniyet durumunda ise lisans, ön lisans ve lisansüstü şeklinde bir memnuniyet sıralamasının oluştuğu görülmektedir.

Katılımcı öğrencilerin sınıf düzeyine göre dağılımları incelendiğinde hazırlık sınıfından 6 öğrencinin, 1. sınıftan 275 öğrencinin, 2. sınıftan 143 öğrencinin, 3. sınıftan 70 öğrencinin ve 4. sınıftan 98 öğrenci ankete katılım sağlarken 2. sınıf öğrencileri içerik, süre ve genel memnuniyet bakımında diğer sınıf öğrencilerinden daha memnun oldukları ortaya çıkmaktadır.

İstek, öneri, şikayet ve soruların iletilebildiği İYS’den, İYS’nin en çok hangi amaçlar için kullanıldığını belirlemek amacıyla katılımcılara bu yönde sorulan soruya ise öğrencilerin yarısından fazlası “İstek” dörtte biri ise “Soru Sorma” amacıyla kullandığını belirtmiştir. İYS’yi kullanma gerekçeleri olaraksa, çoğunlukla “Öğrenci İşleri” ile ilgili işlemler için kullanıldığı, ikinci gerekçe olarak ise “Staj İşlemleri” ile ilgili başvuru gerekçesi ön plana çıkmaktadır. Diğer gerekçeler ise sırasıyla “Yaz Okulu” ve “Mezuniyet” işlemleridir.

Konu ile ilgili açıklamalarda bulunan Rektörümüz Prof. Dr. Muhsin Kar, İYS’nin, CİMER benzeri geri bildirimin zorunlu olduğu bir sistem olduğunu ifade ederek “Uzaktan eğitim sürecinde öğrencilerimizin her türlü iş ve işlem ile talep ve şikayetlerini buradan takip edebilme imkanına kavuştuk. Öğrencilerimize en iyi şekilde hizmet verme gayreti içinde olduk. İstek Yönetim Sistemini kullanma memnuniyetinin yüksekliği amacımıza ulaştığımızın bir göstergesidir” dedi.

Rektörümüz Prof. Dr. Muhsin Kar açıklamalarının devamında İYS’nin Üniversitemizde yürütülen dijital dönüşüm projemizin, öğrenci odaklı uygulamalarından biri olduğunu da sözlerine ekleyerek sistemin oluşturulmasında emeği geçen tüm personellere teşekkür etti.